【分享】精益科技Plustek SmartOffice PS186掃描器與eDoc N600 Mini server，個人或工作室大量檔案電子化管理及查詢新選擇－hy321250財經資料、旅遊、資訊及美食心得記錄處

寫部落格這段時間以來，到近期陸續會接到一些合作案，便會有需要填寫、簽署紙本合作書，而累積到現在數量也有一些，加上平常工作、聚會會交換到的名片，雖然都會想要陸續電子化，但以自己手上有的設備，加上空閒時間有限，因此電子化速度追不上紙本增加速度，也就越積越多了。不過，前一段時間有機會接觸使用精益科技Plustek SmartOffice PS186掃描器與eDoc N600 Mini server的組合，透過PS186掃描器大量掃描，將文件轉成可搜尋的pdf檔，搭配eDoc N600 Mini server的同步、搜索、分享與管理機制，對有大量檔案要電子化的個人或工作室應該是一種選擇，所以就來分享一下一些使用心得吧！

之前將紙本合作書或名片電子化，是使用有掃描功能的多功能印表機。由於需要一張一張放置掃描、確認、更換，因此花費的時間頗多，電子化速度就跟不上紙本合作書與名片增加的速度。不過，這次使用到饋紙式掃描器Plustek SmartOffice PS186，一次可掃描50張A4文件或20張名片，時間上的節省就很明顯了。

Plustek SmartOffice PS186除了掃描器本體外，隨附配件還有出紙匣、USB連接線、變壓器、快速安裝指南、安裝光碟、校正紙、導紙匣（一對）與清潔布。（詳細規格，請點選這裡查看精益科技官網資訊）

裝上出紙匣的Plustek SmartOffice PS186掃描器，收合起來的體積蠻小的（長26.3公分 x 寬12.75公分 x 高14.8公分）。

至於打開使用的Plustek SmartOffice PS186掃描器，長26.3公分 x 寬47.5公分 x 高29.3公分的體積，說真的還是不大啦！

機身上的按鍵，只有兩顆Function按鍵（選擇掃描形式）與Scan按鍵。

除了Plustek SmartOffice PS186掃描器，還有一台以黑色為主體顏色，作為文件管理伺服器的Plustek eDoc N600 Mini server。

正式使用SmartOffice PS186與eDoc N600前，必須安裝所需驅動程式與應用軟體。以SmartOffice PS186來說，需要安裝驅動程式，還有DocOCR與DocAction II這兩個應用程式，並且完成掃描器校正後，SmartOffice PS186這時就可以進行掃描了。

要設定eDoc N600 Mini server，一開始需要安裝eDoc Quick Link軟體，然後透過這個找到同網域內的eDoc N600，然後以IP連接這台eDoc N600的eDocManager網頁管理介面。。

輸入admin帳號與密碼，進入admin帳號eDocManager專屬管理頁面後，我首先進行IP設定，讓這台eDoc N600 Mini server使用固定IP，方便以後管理與使用。

另外，admin帳號是管理eDoc N600 Mini server，因此要使用eDoc N600提供的檔案同步、管理、搜尋、分享…等功能，就要另外建立讓一般使用者使用的使用者帳號。

使用admin帳號完成必要設定後，接著安裝eDoc Cabinet這個提供電腦與eDoc N600資料夾同步的應用軟體。

安裝好eDoc Cabinet應用軟體，以使用非admin帳號進行登入後，就可以開始建立同步資料作業。

以我設定的同步資料作業來說，同步模式使用自動雙向同步，只要本機或N600上資料夾內檔案有異動，兩邊資料夾就會自動同步，我覺得這樣使用起來是最方便的！

SmartOffice PS186掃描器與eDoc N600 Mini server所需軟體與設定都OK後，就可以開啟DocAction II軟體進行掃描作業了。

在DocAction II軟體進行掃描作業，最簡單的，就是使用快速掃描模式進行掃描。另外，DocAction II軟體還內建了九種掃描模式，原則上對多數使用者使用已經足夠，不需要再透過新建功能，從頭建立一個新的掃描模式。

內建的九種掃描模式，只要在代表圖形上按滑鼠右鍵，就可以進行修改。

以這個我一定會使用，能建立可供搜尋pdf的掃描模式，檔案名稱設定這裡，我更改了檔案名稱格式。

儲存設定這裡，我將資料夾改成已經設定好跟N600進行雙向同步的資料夾。

掃描設定這裡，我更改了解析度、顏色模式，額外再勾選自動旋轉與刪除空白頁兩個選項。

選項設定這裡，由於OCR語言預設是英文，所以我就改成繁體中文了。

完成設定後，以這個建立搜尋pdf掃描模式掃描的紙本文件，我透過Adobe Acrobat軟體進行關鍵字全文搜尋，可以很順利地找到所屬文件。

大量名片掃描成JPEG檔，掃描時也沒有問題。

至於有條碼或Barcode的文件，可以使用DocAction II軟體內建對應的掃描模式進行掃描。而像我掃描紙本信用卡帳單時，掃描後的預設檔名，就是第一個掃描到的條碼內容，對於需要以條碼作為文件管理依據的使用者來說，使用SmartOffice PS186就不需要再做後續處理了。

由於前面已經設定好本機端與N600端的雙向同步作業，所以我使用對應的使用者帳號登入N600 eDocManager管理畫面時，就會在"我的文件"下對應資料夾中，看到剛剛所掃描的所有檔案。

由於有些掃描文件或名片是儲存為JPEG檔，系統會自動辨別歸類成媒體檔案，因此在媒體櫃的圖片資料夾中，也可以看到這些掃描檔案。

儲存在eDoc N600裡的檔案，可以利用設定一個或多個標籤方式，方便之後進行搜尋檔案時使用。而設定標籤時，如果有多個檔案要設定相同標籤，可以選取這些檔案一次完成設定，這部分還蠻方便的。

設定好標籤，之後進行搜尋時，就可以將相同標籤的檔案一次找出，方便後續管理與使用。

另外，輸入關鍵字，並選擇"搜索全文"進行搜尋，就會將可被全文搜尋，且內文有此關鍵字的檔案全部列出。

像我以"合約書"這個關鍵字搜尋出來的檔案，隨機開啟其中一個檔案，內文的確就有合約書這個關鍵字呢！

自己所擁有的檔案，如果要分享給這台N600其它使用者也很簡單，就是在選取檔案後，點選"共享"按鍵，然後在共享設定畫面中選擇要共享的使用者，以及勾選檔案的使用權限。

完成共享的檔案，會顯示在共享中心的"我共享的文件"資料夾裡。而其它使用者分享給我的檔案，可以在共享中心的"共享給我的文件"資料夾裡下查找。

如果是要分享給相同網域，但沒有這台N600使用帳號的人，可在選取檔案後，點選"分享"按鍵，然後選擇以連結、QR code或E-mail方式，以有日期或次數限制，提供給這些人使用。

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簡單總結，對於有一定文件量需要進行電子化的個人或工作室來說，饋紙式的Plustek SmartOffice PS186掃描器一次能掃描最多50張A4文件或20張名片，對於目前使用設備必須一張、一張放置掃描的我來說，SmartOffice PS186確實有其方便性，再加上這台掃描器收合起來所佔體積不大，收納也方便。另外，如果想對儲存在電腦裡的掃描檔案有進一層保護，或是方便後續管理、使用的話，就可以進階考慮使用以檔案儲存、搜尋與管理為目標功能的eDoc N600 Mini server。