NAS最基本的功能是備份,所以對應的檔案資料管理也是很重要的一環。以Synology NAS來說,從一開始就有提供檔案存取、管理的File Station,到後來推出,也是我目前很倚重,提供即時檔案同步的Cloud Station,都是很好用的功能。當然啦,File Station與Cloud Station分開使用就蠻方便的,但如果能跟Google雲端硬碟一樣,把相關功能整合在一起,可以單一入口使用,這樣管理檔案會更方便且有效率。而全新檔案解決方案Synology Drive的誕生,我相信是群暉科技蒐集了眾多使用者意見回饋後才決定開發的新功能,藉著將現有File Station、Cloud Station,以及新加入的Office整合在一起,讓使用者能在單一入口中進行檔案管理、分享及同步,以及跟工作伙伴協同處理辦公文件。

Synology Drive

 

安裝Drive套件時,只有一個地方稍稍有難度,也就是要將"控制台→使用者帳號"中「家目錄」服務功能勾啟用,讓每個使用者帳號自動對應各自的目錄。

Synology Drive

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Synology NAS上的Drive套件安裝完成後,就可以在電腦或行動裝置上下載Drive client端軟體安裝。

Synology Drive

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Synology Drive介面走的是清爽風,而主畫面分為三區,最左邊的側欄內有應用程式啟動區、通知中心與帳號,中間區域是類別與標籤區,最右邊區域是檔案清單顯示區。

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Drive的類別與標籤區,總共有七種類別與自訂標籤功能。而七種類別的功能簡單說明如下:

●我的檔案:檢視屬於自己帳號的檔案及資料夾。

●團隊資料夾:檢視自己帳號有權限存取的團隊資料夾內容。

●與我共用:檢視其它帳號分享給你的檔案及資料夾。

●與他人分享:檢視自己帳號分享給其它帳號的檔案及資料夾。

●最近存取:檢視最多顯示 1000 筆您最近存取與分享的檔案。

●已加星號:檢視已標記星號的檔案及資料夾。

●資源回收筒:檢視被刪除的檔案及資料夾。

其中,自己帳號會最常使用的類別,就是我的檔案。像我之前安裝Moments套件後上傳的照片、影片檔案,就能很快地從我的檔案下找到。

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在團隊資料夾裡,能看到自己有權限使用的資料夾,而且也能查看每個資料夾有哪些使用帳號能使用,以及擁有的權限。

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不管是我的檔案或是團隊資料夾,都可以透過新增其他檔案選項,將電腦或NAS裡的檔案加入。

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Drive主畫面的應用程式啟動器圖示,可以快速選取其它能搭配使用的套件。

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點選通知中心圖示,可以檢視由相關通知訊息。

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任意點選一個檔案或資料夾時,上方工具列原先反灰的圖示,會變成可選擇狀態,這時就可進行標籤、分享、移動、複製、刪除…等管理動作。

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已標示星號的檔案或資料夾,之後可以到已加星號下快速存取管理。

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好用的標籤功能,可以讓使用者分門別類管理檔案或資料夾,以便事後整理與查詢。而要幫檔案或資料夾加入標籤,可以事先在自訂標籤功能中建立,這樣要幫檔案或資料夾加標籤時,就可以直接選取套用。另外,如果現有的標籤不適用,可以直接建立新標籤。

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新標籤建立很簡單,就是在新增標籤畫面中輸入名稱,然後選擇想要的顏色後按確定鈕後,這個標籤就建立完成了。

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選擇標籤區中任一個標籤,就能看到全部使用這個標籤的檔案或資料夾。所以,如果你的檔案或資料夾相當多的話,善用Drive的標籤功能,對以後搜尋與整理資料時,真的會有蠻大幫助的。

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在Drive中分享檔案或資料夾也很簡單,先點選檔案或資料夾,按滑鼠右鍵,然後在選單中選擇分享,接著在分享畫面中選擇分享連結權限即可。而這邊有一點要注意的,就是要記得先在"控制台→QuickConnect"中設定好QuickConnect ID,那這裡顯示的分享連結,就可以隨時隨地在有網路的地方連接存取。

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自己分享出去的檔案或資料夾,之後可以到與他人分享下快速存取管理。

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檔案或資料夾的複製、移動,使用起來也是簡單方便。

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除了檔案管理,整合了Synology Office的Drive,可以直接在Drive主畫面中進行Synology Office文件、試算表或簡報。

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以試算表來說,Synology Office提供的範本還不少,如果有合適範本,就可以選取使用,然後再進行修改。

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文件每次編輯儲存後後,前一個版本會留存下來,如果之後現行版本有問題,就可以直接在瀏覽歷史版本中選取要還原的版本,然後直接進行還原即可。

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除了使用介面,Drive套件還有管理主控台,讓使用者可以知道用戶使用Drive的情況,以及進行相關設定。

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用戶端清單畫面中,可以查看目前有連線的設備、狀態、開始連線時間,以及來源IP位置。

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團隊資料夾畫面中,可以將Synology NAS目前建立的共用資料夾啟動成為團隊資料夾。而啟動為團隊資料夾後,可以啟動版本控管功能,設定最高保留32個舊版本,還有舊版本淘汰的規則,讓使用者可以在現行版本檔案有問題時,能從舊版本檔案進行復原。

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設定畫面中,可以建立使用者同步規則,以及對資料庫位置、使用效能、分享、日誌刪除規則,以及電子郵件通知服務進行設定。

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Drive對應使用的client軟體部分,以我的PC來說,之前就已經安裝了Cloud Station client軟體,所以NAS在安裝Drive套件後,PC這裡會收到升級的通知,然後點選直接進行升級即可。

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Drive client軟體的主畫面,其實跟Cloud Station client軟體的主畫面幾乎相同,而且我原先設定的資料夾同步作業,也不用重新再設定。

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前面有提到,要讓分享的檔案或資料夾可以隨時隨地在有網路的地方連接存取的話,就要記得先在"控制台→QuickConnect"中設定好QuickConnect ID。

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另外,Synology Drive是可不登入Synology DSM,就能獨立直接從網頁端登入的套件,只要在"控制台→應用程式入口"中,分別選擇這兩個套件,並設定好別名,再搭配前面已經設定好的QuickConnect ID,就可以隨時隨地在有網路的地方,獨立登入Synology Drive了。

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實際試一下直接登入Synology Drive,看到的登入畫面跟Synology DSM登入畫面是一樣的,就靠登入按鈕右下方的圖示來辨別是Synology Drive的登入畫面。因此,如果有要給其它人使用Synology Drive的話,別忘了到應用程式入口,將Synology Drive設定成可獨立從網頁登入,這樣使用起來就跟Google雲端硬碟一樣方便了。

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為了讓行動裝置使用者使用更方便,群暉科技也有提供對應行動裝置使用的Drive app。而在登入時,如果要隨處都能使用的話,就請以QuickConnect ID+帳號密碼形式登入。

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Drive app的選單,一樣是七種類別與自訂標籤功能。

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如果一開始有使用Drive網頁版本,Drive app應該也能在很短的時間內熟悉如何使用操作。

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近期存取檔案的記錄,Drive app也能查看的到。

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加星號、已分享的檔案或資料夾,分別可以在已加星號、與他人分享類別下快速查看,而標籤區點選標籤,則可看到所有使用此標籤的檔案與資料夾。

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對我來說,整合File Station、Cloud Station與Office的Synology Drive套件,可以讓我在單一介面管理自己儲存在Synology NAS裡的檔案,同時能透過Drive提供的加星號、標籤功能,更簡單將檔案分類,之後如果有文件、試算表、簡報的協同作業需求時,也可以考慮使用Office來製作,然後透過Drive網頁或app分享給團隊user進行後續處理。所以,如果大大已經是Synology NAS的使用者,別忘了安裝Drive套件使用哦!

 

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