不知道跟我一樣有機會接觸大小不同專案的朋友,會覺得在專案中哪個環節最重要?以我自身經驗,雖然取得PMP過程中,了解一個專案要順利在預訂時程完成,其實每個部分都環環相扣。但以我實務經歷的專案,只要專案規模越大,還有專案團隊成員身處不同的地方,如何跟專案成員有效率的溝通與追蹤工作任務狀況,就成為專案能否準時完成重要關鍵!因此,當我這次有機會與原廠人員接觸,還有簡單實際操作這套來自日本,有「企業版LINE」之稱,專門給公司行號使用的通訊軟體ChatWork之後,發現它與目前我們自己常使用的通訊軟體,在公司團隊合作溝通這部分,的確有其方便之處…

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這次來認識ChatWork這套企業通訊軟體,是在松山文創園區旁的日常生活咖啡。

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這是我第一次接觸ChatWork這套定位企業用的通訊軟體,當看到軟體首頁「讓你擺脫繁重的工作,輕鬆享受樂活人生」這兩句話,真的是許多每天陷在工作漩渦中的人所希望的啊!

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這天,就輕鬆一下,邊吃下午茶點邊來聽ChatWork代表的介紹。

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ChatWork行銷部台灣區負責人,川村真史先生要開始介紹了。

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現在,越來越多企業採用更具彈性的工作型態「遠距工作」,因此要讓遠距工作能普及,首要條件就是要有專為商務設計使用的商務交談工具。

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以商務交談為出發點設計的ChatWork,希望用戶在使用後,可以藉由工作維持經濟充足,又能維持人際關係圓滿,在生活上也能時間餘裕,最終達到ChatWork期望帶來的工同價值「Make Happiness」。

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交談、共享檔案、工作管理與視訊/語音通話,是ChatWork的核心功能。

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ChatWork提供個人免費使用,但如果個人想使用進階功能,或是企業想多人使用的話,就要選擇付費使用。

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川村先生簡要介紹ChatWork之後,接著由點子生活共同創辦人之一的Charles,分享他實際使用ChatWork的經驗。

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自從使用ChatWork之後,Charles覺得在跟客戶溝通文件或作品時,就不會像以前很容易就把版本搞亂,跟客戶溝通時就不會有雞同鴨講的狀況,當然就更有效率了。

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透過ChatWork提供的API,以及Zapier服務,就能將gmail、twitter、dropbox等功能與ChatWork連結,只要設定完成,後續就能透過ChatWork上確認這些連結好的服務內容。

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在川村先生與Charles分享完之後,我現場很快地完成ChatWork的帳號註冊,透過網頁版ChatWork來簡單初探一下它的功能。(Android與iOS行動裝置有對應的App可以下載安裝使用)

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第一次登進ChatWork,會有簡單的功能使用說明提示。

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實際看到網頁版的ChatWork,我第一個感覺是介面很簡潔,在一個畫面中就能看到群組、交談內容、現有工作任務…等資訊。

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透過現場的小遊戲,能大概了解ChatWork的操作與使用方法。以我是這個群組團隊的成員角色來說,我蠻喜歡可以在ChatWork畫面中一目了然地知道團隊負責人分派給自己要完成的工作,而且完成工作後,團隊負責人馬上就可以知道,也不必特別進行其它告知動作。

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工作管理畫面中,可以看到分類更詳細,屬於自己需要完成的工作列表,而已經完成的工作,也可以查詢的到。

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我也在自己手機上安裝ChatWork App試試,而畫面一樣簡潔便於操作。

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感覺這天來對了!因為,ChatWork現在舉辦贊助尾牙基金活動,只要使用ChatWork有效地進行與管理尾牙企劃,並將內容統整於成1分鐘影片繳交,優勝團隊可得到10萬元的尾牙贊助基金,我也要回去揪團拼一下了…

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活動結束前,川村真史先生也逐一回答我們現場參加人員提問的問題。其中,我自己也關心的問題,就是資料安全性部分,就川村先生的回覆,ChatWork是使用256位元資料加密,因此企業對於在ChatWork傳輸資料或儲存在遠端Server上資料的安全性部分是不用擔心的。

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ChatWork在日本,目前已經是企業通訊軟體市佔率第一名。透過這次活動,在稍微體驗了ChatWork的操作使用,我覺得以自己目前較常使用的Line來說,私人與因工作所需成立的群組會混雜在一起,比較不易管理與進行較細膩的溝通。不過,設計時就以企業使用為出發點的ChatWork,就不會有前述問題,並可以將其限制在公事上使用,不打擾使用者下班後的生活。各位路過看到的大大,如果有類似困擾的話,不妨趁著現在ChatWork有贊助尾牙基金活動,註冊ChatWork來實際使用看看,也順便拼一下10萬元的尾牙贊助基金吧!

 

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