對於會分享財經資料在Blog的我來說,由於公開資訊站裡的大部分上市、上櫃公司提供的財務報表都是pdf檔案格式,加上其它產品說明檔案、電子書很多也是pdf檔案格式,所以除了常用的Microsoft Office各種檔案格式外,我使用到pdf檔案格式也很頻繁。不過,如果是光看這些pdf檔案內容還好,但假使有需要擷取pdf檔案內容進行後續使用的話,就只能土法煉鋼,找到pdf檔案內想要的資訊後,再手動key in內容到word檔了。也因為這樣的方式,還蠻花時間的,所以當初看到棣南股份有限公司新發表到第四版的PDF文電通4專業版,有pdf檔轉換成word檔、excel檔的功能時,當下真的感覺找到好幫手了,不管其它用不用得到,光這個轉換功能,就能幫我在擷取使用這些pdf檔案格式財務資料過程中,省下相當多時間了,所以有這個可以拿到免費正版軟體的機會,是一定要爭取的啦!

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說實在話,我自己對棣南股份有限公司PDF文電通4專業版真的蠻陌生的,所以趁著到PDF文電通4上市發表會現場拿軟體之餘,也跟現場棣南的工程師問一些自己想問的問題。

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蠻開心的,當天上市發表會現場,棣南股份有限公司有安排專案經理簡單介紹PDF文電通4重點功能與實用技巧,這樣我回家使用,就會減少學習摸索的時間了。

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除了PDF文電通4外,棣南股份有限公司總經理董威言先生還親自上台介紹它們家另一個主推的軟體「Teampel」。

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Teampel是一套工作用溝通平台軟體,有著簡單容易部署特性,而且比Line、Skype這類公眾使用的溝通軟體安全性來得高,如果公司對安全性非常注重的話,價格相對便宜,而且安全性相對好的Teampel,就可以考慮選用了。

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拿到PDF文電通4專業版軟體,回家後立馬開始安裝使用。

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PDF文電通4,獲得ICT Month 2015百大創新產品獎的殊榮。

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外盒背面,介紹了PDF文電通4專業版三個元件Gaaiho Doc、Gaaiho PDF Driver與Gaaiho PDF Converter的主要功能。

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PDF文電通4專業版內容物很簡單,就是安裝光碟與貼上序號貼紙的使用說明書。

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安裝完PDF文電通4專業版,電腦桌面會出現Gaaiho Doc、Gaaiho PDF Driver與Gaaiho PDF Converter三個元件icon。之前,在上市發表會場看到這三個元件名稱時,我對元件名稱最前面的Gaaiho感到很好奇,而這個疑惑也在棣南股份有限公司總經理董威言先生上台說明時解惑了。原來Gaaiho是阿美族語您好的意思(唸法:ga-ai-ho,蓋阿荷),由於他大學畢業時因設計專案走訪花蓮,在因緣際會下,阿美族友人結下深厚情誼,日後與家人走訪花蓮時,看到阿美族Gaaiho的問候木牌,因此決定將文電通的英文名稱取為Gaaiho,紀念這段美好回憶!

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對於PDF文電通4專業版有興趣,但不確定合不合乎自己需求的人,可以到棣南股份有限公司官網填寫簡單資料,下載PDF文電通4專業版軟體回來試用,在最長30天的試用時間中,評估要不要購買序號轉為正式版繼續使用。

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PDF文電通4專業版三個元件中,Gaaiho Doc是最重要的元件!包括PDF開啟、編輯、創建、表單、OCR辨識、表單工具、審閱、文件安全…等功能,都是在這個元件中進行處理。接著,我就分享一下在這個元件中,我自己常用的功能…

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在Gaaiho Doc中,我最常用的功能,就是將讀入的pdf檔轉換成可編輯狀態。如此一來,就能方便地複製pdf檔案內的文字,然後轉貼到我後需文件中進行編輯。

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如果是開啟非pdf格式檔案時,Gaaiho Doc讀取時就會自動將檔案轉換成pdf格式,就可以馬上進行後續處理動作了。

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遇到是表格型態的pdf檔案,按下轉換為可編輯的excel按鈕,選擇要轉換方式後,就能在Gaaiho Doc中進行後續編輯。而以這個pdf檔轉換成excel來看,內容幾乎完全正確!最重要的,是讓我不用像以前一樣,需要自己一邊看內容,一邊在excel裡面key in。現在,只要針對轉換有錯誤部分進行處理就好了,真的讓我省下不少時間說!

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以前,如果pdf檔案中的照片有文字我後續會使用到,惟有一個方式,就是手動自己key in了。而現在使用Gaaiho Doc進階功能裡的OCR文字辨識功能,就能將照片裡的變成可搜尋,或是可搜尋也可編輯樣式。

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轉換成可搜尋形式時,原來照片不會改變,但又可以很方便地搜尋照片裡的文字,這對需要保留照片原貌,又有需要搜尋照片裡面的人來說就很方便了。

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至於可搜尋也可編輯樣式,是將照片文字轉換成真正可編輯的文字。雖然,在轉換過程中不見得100%辨識正確,但對我來說,已經可以減少很多後續處理的時間了。

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對於有大量檔案要轉換、合併成pdf檔案時,Gaaiho PDF Driver元件就能幫使用者節省很多時間了。

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以我自己來說,最常使用Gaaiho PDF Drive來將多個檔案合併成一個pdf檔,不用像以前需要事先將這些檔案整理在一起,然後再存成pdf檔,這對效率提升真的有立竿見影之效!

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對於表格型態的pdf檔案,除了可以在Gaaiho Doc中轉換為可編輯的excel直接進行後續編輯外,我更喜歡使用Gaaiho PDF Converter元件先將一堆pdf檔轉換成excel檔,之後透過在Microsoft Excel進行後續編輯或擷取所需資料。

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Gaaiho PDF Converter可將選擇的pdf檔,一次轉換成word檔、excel檔、影像檔或文字檔。

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轉換設定中,我會使用執行OCR設定,讓轉換後的檔案內容都可以被搜尋。

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以前面在Gaaiho Doc中轉換為可編輯的excel直接進行後續編輯的同一個檔案對比,將這個檔案在Gaaiho PDF Converter進行轉換,再開啟Microsoft Excel查看,會看到部分內容轉換不正確。而對我來說,OCR辨識本來就無法保證100%辨識正確,但只要大部分資料轉換正確,我後續只要處理轉換不正確的內容即可,對比以前要完全手動key in所花費時間來說,還是快得多!

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如果是像台積電財務報表這種幾乎是文字的pdf檔案,在透過Gaaiho PDF Converter轉換成word檔後,我大略review對比過後是沒看到有錯誤的部分。

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來總結一下我使用棣南股份有限公司PDF文電通4專業版到目前的心得。我當初會想使用它,出發點是為了節省目前以邊看pdf檔案內有需要的資訊,然後再手動key in這些資訊到其它檔案所需要花費的時間。而在實際使用之後,PDF文電通4專業版的確幫我省了不少時間!因為現在,只要將我有需要的pdf檔案,透過Gaaiho Doc變成可編輯形式,然後搜尋複製需要的資訊直接複製貼到其它檔案中,或是以Gaaiho PDF Converter轉成word檔跟excel檔後,再開啟Microsoft Word或Microsoft Excel處理。另外,對於需要在不同pdf中搜尋類似資訊的作業來說,我現在可以使用Gaaiho PDF Driver將這些檔案合併成一個pdf檔,之後在Gaaiho Doc中開啟搜尋需要的內容,比起一個一個檔案開啟尋找,真的方便多了。

 

最後,我自己只使用到PDF文電通4專業版部分功能,但對我來說已經幫助很多!而且自從Adobe將pdf格式開放之後,棣南股份有限公司在這個領域已經佔有相當重要的地位。所以,對於pdf有轉換、編輯、創建、辨識、審閱、文件安全…等需求的使用者來說,別忘了有PDF文電通4這套台灣本地軟體公司棣南股份有限公司開發的軟體哦!

 

棣南股份有限公司PDF文電通4官方網站:http://pdf.gaaiho.com/index.php/zh-tw/

 

 

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