寫部落格這段時間以來,到近期陸續會接到一些合作案,便會有需要填寫、簽署紙本合作書,而累積到現在數量也有一些,加上平常工作、聚會會交換到的名片,雖然都會想要陸續電子化,但以自己手上有的設備,加上空閒時間有限,因此電子化速度追不上紙本增加速度,也就越積越多了。不過,前一段時間有機會接觸使用精益科技Plustek SmartOffice PS186掃描器與eDoc N600 Mini server的組合,透過PS186掃描器大量掃描,將文件轉成可搜尋的pdf檔,搭配eDoc N600 Mini server的同步、搜索、分享與管理機制,對有大量檔案要電子化的個人或工作室應該是一種選擇,所以就來分享一下一些使用心得吧!

精益科技

 

 

 

之前將紙本合作書或名片電子化,是使用有掃描功能的多功能印表機。由於需要一張一張放置掃描、確認、更換,因此花費的時間頗多,電子化速度就跟不上紙本合作書與名片增加的速度。不過,這次使用到饋紙式掃描器Plustek SmartOffice PS186,一次可掃描50張A4文件或20張名片,時間上的節省就很明顯了。

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Plustek SmartOffice PS186除了掃描器本體外,隨附配件還有出紙匣、USB連接線、變壓器、快速安裝指南、安裝光碟、校正紙、導紙匣(一對)與清潔布。(詳細規格,請點選這裡查看精益科技官網資訊

 SmartOffice PS186

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裝上出紙匣的Plustek SmartOffice PS186掃描器,收合起來的體積蠻小的(長26.3公分 x 寬12.75公分 x 高14.8公分)。

 SmartOffice PS186

 

至於打開使用的Plustek SmartOffice PS186掃描器,長26.3公分 x 寬47.5公分 x 高29.3公分的體積,說真的還是不大啦!

 SmartOffice PS186

 

機身上的按鍵,只有兩顆Function按鍵(選擇掃描形式)與Scan按鍵。

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除了Plustek SmartOffice PS186掃描器,還有一台以黑色為主體顏色,作為文件管理伺服器的Plustek eDoc N600 Mini server。

Plustek eDoc N600

 

正式使用SmartOffice PS186與eDoc N600前,必須安裝所需驅動程式與應用軟體。以SmartOffice PS186來說,需要安裝驅動程式,還有DocOCR與DocAction II這兩個應用程式,並且完成掃描器校正後,SmartOffice PS186這時就可以進行掃描了。

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要設定eDoc N600 Mini server,一開始需要安裝eDoc Quick Link軟體,然後透過這個找到同網域內的eDoc N600,然後以IP連接這台eDoc N600的eDocManager網頁管理介面。。

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輸入admin帳號與密碼,進入admin帳號eDocManager專屬管理頁面後,我首先進行IP設定,讓這台eDoc N600 Mini server使用固定IP,方便以後管理與使用。

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另外,admin帳號是管理eDoc N600 Mini server,因此要使用eDoc N600提供的檔案同步、管理、搜尋、分享…等功能,就要另外建立讓一般使用者使用的使用者帳號。

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使用admin帳號完成必要設定後,接著安裝eDoc Cabinet這個提供電腦與eDoc N600資料夾同步的應用軟體。

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安裝好eDoc Cabinet應用軟體,以使用非admin帳號進行登入後,就可以開始建立同步資料作業。

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以我設定的同步資料作業來說,同步模式使用自動雙向同步,只要本機或N600上資料夾內檔案有異動,兩邊資料夾就會自動同步,我覺得這樣使用起來是最方便的!

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SmartOffice PS186掃描器與eDoc N600 Mini server所需軟體與設定都OK後,就可以開啟DocAction II軟體進行掃描作業了。

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在DocAction II軟體進行掃描作業,最簡單的,就是使用快速掃描模式進行掃描。另外,DocAction II軟體還內建了九種掃描模式,原則上對多數使用者使用已經足夠,不需要再透過新建功能,從頭建立一個新的掃描模式。

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內建的九種掃描模式,只要在代表圖形上按滑鼠右鍵,就可以進行修改。

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以這個我一定會使用,能建立可供搜尋pdf的掃描模式,檔案名稱設定這裡,我更改了檔案名稱格式。

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儲存設定這裡,我將資料夾改成已經設定好跟N600進行雙向同步的資料夾。

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掃描設定這裡,我更改了解析度、顏色模式,額外再勾選自動旋轉與刪除空白頁兩個選項。

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選項設定這裡,由於OCR語言預設是英文,所以我就改成繁體中文了。

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完成設定後,以這個建立搜尋pdf掃描模式掃描的紙本文件,我透過Adobe Acrobat軟體進行關鍵字全文搜尋,可以很順利地找到所屬文件。

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大量名片掃描成JPEG檔,掃描時也沒有問題。

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至於有條碼或Barcode的文件,可以使用DocAction II軟體內建對應的掃描模式進行掃描。而像我掃描紙本信用卡帳單時,掃描後的預設檔名,就是第一個掃描到的條碼內容,對於需要以條碼作為文件管理依據的使用者來說,使用SmartOffice PS186就不需要再做後續處理了。

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由於前面已經設定好本機端與N600端的雙向同步作業,所以我使用對應的使用者帳號登入N600 eDocManager管理畫面時,就會在"我的文件"下對應資料夾中,看到剛剛所掃描的所有檔案。

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由於有些掃描文件或名片是儲存為JPEG檔,系統會自動辨別歸類成媒體檔案,因此在媒體櫃的圖片資料夾中,也可以看到這些掃描檔案。

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儲存在eDoc N600裡的檔案,可以利用設定一個或多個標籤方式,方便之後進行搜尋檔案時使用。而設定標籤時,如果有多個檔案要設定相同標籤,可以選取這些檔案一次完成設定,這部分還蠻方便的。

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設定好標籤,之後進行搜尋時,就可以將相同標籤的檔案一次找出,方便後續管理與使用。

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另外,輸入關鍵字,並選擇"搜索全文"進行搜尋,就會將可被全文搜尋,且內文有此關鍵字的檔案全部列出。

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像我以"合約書"這個關鍵字搜尋出來的檔案,隨機開啟其中一個檔案,內文的確就有合約書這個關鍵字呢!

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自己所擁有的檔案,如果要分享給這台N600其它使用者也很簡單,就是在選取檔案後,點選"共享"按鍵,然後在共享設定畫面中選擇要共享的使用者,以及勾選檔案的使用權限。

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完成共享的檔案,會顯示在共享中心的"我共享的文件"資料夾裡。而其它使用者分享給我的檔案,可以在共享中心的"共享給我的文件"資料夾裡下查找。

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如果是要分享給相同網域,但沒有這台N600使用帳號的人,可在選取檔案後,點選"分享"按鍵,然後選擇以連結、QR code或E-mail方式,以有日期或次數限制,提供給這些人使用。

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簡單總結,對於有一定文件量需要進行電子化的個人或工作室來說,饋紙式的Plustek SmartOffice PS186掃描器一次能掃描最多50張A4文件或20張名片,對於目前使用設備必須一張、一張放置掃描的我來說,SmartOffice PS186確實有其方便性,再加上這台掃描器收合起來所佔體積不大,收納也方便。另外,如果想對儲存在電腦裡的掃描檔案有進一層保護,或是方便後續管理、使用的話,就可以進階考慮使用以檔案儲存、搜尋與管理為目標功能的eDoc N600 Mini server。

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最後,我覺得個人或工作室如果有大量檔案電子化需要,並且後續想要方便管理與查詢的話,在進行硬體選購時,別忘了將我這次分享精益科技Plustek SmartOffice PS186掃描器搭配eDoc N600 Mini server的組合列入考量哦!

 

精益科技

官網:http://plustek.com/tc/

SmartOffice PS186掃描器:https://plustek.com/tw/products/workgroup-scanners/smartoffice-ps186/index.php

eDoc N600 Mini server:https://plustek.com/tw/products/file-management-solution/edoc-series/index.php

 

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